Generalforsamling 2026 - beretning og årsregnskab

Onsdag den 25. marts 2026 var der ordinær generalforsamling i HEI Gymnastik & Motion. Nedenfor finder du bestyrelsens beretning samt foreningens regnskab - begge fremlagt på generalforsamlingen. 

Bestyrelsens beretning 2025 – HEI Gymnastik & Motion.pdf

Årsregnskab HEI Gymnastik 2025.pdf

VEDTÆGTER

1. Navn og hjemsted:  

Foreningens navn er HEI Gymnastik & Motion. Foreningen har hjemsted i Aarhus Kommune.  

2. Foreningens formål:  

Foreningens formål er at tilbyde dets medlemmer at dyrke gymnastik og motion. Og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i foreningen at udbrede kendskabet til aktiviteter inden for gymnastik og fitness. Foreningen tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde efter folkeoplysningsloven. Foreningens virksomhed er almennyttig og åben for enhver, som tilslutter sig foreningens formål.  

3. Foreningens drift: 

Foreningens drift finansieres primært ved opkrævning af kontingent fra medlemmer i foreningen samt sponsorater og kommunale tilskud. Et eventuelt overskud skal tilfalde den folkeoplysende forening til anvendelse inden for folkeoplysningslovens område.  

4. Medlemmer: 

Kun aktive medlemmer kan optages i foreningen. Et medlem betragtes som udmeldt, når den pågældende ikke har betalt sit kontingent senest 1 måned efter medlemmets første træning. Bestyrelsen kan i ekstraordinære tilfælde ekskludere et medlem, som på en særlig grov måde har tilsidesat sine medlemsforpligtelser. Dette kan for eksempel være overtrædelse af foreningens ‘10 leveregler’ eller utilstedelig adfærd over for trænere, bestyrelsesmedlemmer eller andre medlemmer i foreningen. Bestyrelsen skal dog forinden have givet det pågældende medlem adgang til at udtale sig.  

Ved beslutning om eksklusion skal der foreligge en skriftlig begrundelse herfor. Medlemseksklusioner kan altid forlanges forelagt på en generalforsamling som et særligt punkt, hvorunder det pågældende medlem skal have adgang til at udtale sig. Bestyrelsen skal i så fald indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, medmindre den ordinære generalforsamling er umiddelbart forestående.  

Har et medlem på grov måde tilsidesat sine medlemsforpligtelser, uden at dette giver anledning til eksklusion, kan bestyrelsen evt. idømme det pågældende medlem karantæne i 3 måneder.  

5. Kontingent  

Generalforsamlingen fastlægger de overordnede rammer for medlemskontingentet.  

Det er bestyrelsens opgave at fastsætte de konkrete satser inden for disse rammer. 

6. Foreningens ledelse:  

Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.  

7. Generalforsamlingen:  

Den ordinære generalforsamling holdes en gang om året i marts måned. 

Generalforsamlingen skal mindst have følgende dagsorden:  

1) Valg af ordstyrer og referent. 

2) Bestyrelsens beretning om året der er gået.  

3) Fremlæggelse af foreningens regnskab for det foregående år til godkendelse samt fremlæggelse af budget for det kommende år til orientering. 

4) Forslag til rammer for medlemskontingent. 

5) Behandling af indkomne forslag fra medlemmerne eller bestyrelsen.  

6) Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter til foreningens bestyrelse. Bestyrelsen konstituerer sig ved førstkommende møde efter generalforsamlingen. 

7) Valg af revisor og revisorsuppleant.  

8) Eventuelt.  

Generalforsamlingen ledes af en ordstyrer, der vælges af forsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen. Adgang til generalforsamlingen har kun de i punkt 4 nævnte medlemmer, samt dem bestyrelsen måtte have inviteret. Stemmeret har kun de i punkt 4 nævnte medlemmer. Hvert medlem har én stemme. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal, medmindre andet er bestemt i vedtægterne. Skriftlig afstemning skal foretages, hvis blot et enkelt medlem forlanger det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Forældre kan deltage med stemmeret på vegne af deres børn under 18 år. 

Der indkaldes til generalforsamling én gang årligt for alle medlemmer med mindst tre ugers varsel. I indkaldelsen skal det fremgå, at indsendelse af forslag (herunder forslag til ændringer i vedtægterne) kan ske indtil to uger før generalforsamlingen. Senest en uge før generalforsamlingen skal indsendte forslag være udsendt til medlemmerne. 

Foreningens regnskab skal sendes ud til medlemmerne senest en uge før generalforsamlingen og gerne sammen med indkaldelsen. Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen, og vælges efter højeste stemmetal. Ved stemmelighed foretages omvalg.  

Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis bestyrelsen beslutter det, eller hvis mindst en tredjedel af medlemmerne begærer det skriftligt med angivelse af de punkter, som ønskes behandlet. Indkaldelse sker skriftligt med mindst 14 dages varsel. Den foreslåede dagsorden vedlægges. 

8. Bestyrelsens sammensætning: 

Bestyrelsen består af fem medlemmer og to suppleanter. I lige år vælger generalforsamlingen to bestyrelsesmedlemmer for to år ad gangen. I ulige år vælger bestyrelsen ét bestyrelsesmedlem for to år ad gangen. Hvert år er der valg af to bestyrelsesmedlemmer for ét år ad gangen. Ligesom suppleanterne vælges hvert år for ét år ad gangen.  Genvalg kan finde sted.  Derudover vælges en revisor for 2 år ad gangen og eventuelt en revisorsuppleant for 1 år ad gangen (disse to personer er dog ikke medlem af bestyrelsen). Bestyrelsen konstituerer sig selv på første møde herefter.  

9. Bestyrelsens opgaver og virke: 

Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen. Bestyrelsen definerer selv sine daglige opgaver. Bestyrelsen er ansvarlig overfor Aarhus Byråd for anvendelse af det herfra modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for foreningens aktiviteter. Bestyrelsen udarbejder årligt en beretning, hvori foreningens aktiviteter i det forløbne år beskrives. Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst en gang årligt.  

Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, når formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker skriftligt med 7 dages varsel og med angivelse af dagsorden. Der udarbejdes beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.  

HEI Gymnastik & Motion er medlem i HEI Hallen Forening. Bestyrelsen i HEI Gymnastik & Motion er pligtig til at varetage dette medlemskab i overensstemmelse med HEI Hallen Forenings vedtægter og Samarbejdskontrakt. 

10. Budget, ansøgning, regnskab og revision:  

Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til fremlæggelse på generalforsamlingen. Foreningens regnskabsår følger kommunens regnskabsår (kalenderåret). Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen. Årsregnskabet skal opgøres i overensstemmelse med de i lovgivningen til enhver tid gældende krav. 

11. Tegningsret: 

Foreningen tegnes af formanden og kassereren tilsammen eller ved en af disses fravær af formanden eller kassereren sammen med 2 bestyrelsesmedlemmer. I den daglige drift af foreningen kan den tegnes af formanden alene i forhold vedrørende Sport & Fritid, Aarhus Kommune.  

12. Hæftelse:  

Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget efter folkeoplysningsloven, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætligt eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for foreningens tilskud efter folkeoplysningsloven.  

13. Vedtægtsændringer:  

Vedtægtsændringer skal godkendes af generalforsamlingen med totredjedeles flertal af de afgivne stemmer. Vedtægtsændringer skal indsendes til Sport & Fritid Aarhus Kommune for at sikre, at de til stadighed opfylder folkeoplysningslovens krav.  

14. Ophør:  

Beslutning om foreningens ophør eller manglende betalingsdygtighed skal ske på samme måde som vedtægtsændringer. Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål inden for folkeoplysningslovens område i Hjortshøj-Egå.  

15. Historik: 

Ovenstående vedtægter er vedtaget på den ordinære generalforsamling den 25. marts 2026, og erstatter dermed - fra den 26. marts 2026 - foreningens tidligere vedtægter.